Ich war als Freelancerin zur Unterstützung für die Umsetzung von Kampagnen engagiert. Das Team, dass ich unterstützen durfte, war extrem gut aufgestellt. Die Aufgaben waren klar strukturiert, Zuständigkeiten und Timings definiert und die Kommunikation ebenfalls gut organisiert. Es war ein kleines, gut strukturiertes und eingespieltes Team mit sehr guten Ergebnissen. 

Veränderung 

Die Anzahl an Aufträgen stieg, und mit ihr die Menge an Projekten und Aufgaben. Das Team veränderte sich und wurde größer. Und nicht nur das, jeder Neuzugang bedeutet natürlich erstmal, Onboarding und Eingewöhnungsphase. Man startet bei Null und alles, was vorher in dem Team bereits bearbeitet wurde - Schwierigkeiten, Erkenntnisse und Positives - ist nur in den Köpfen der bisherigen Team-Mitglieder, in Emails und vielleicht irgendwo in einer Datei abgelegt. 

Das Bestands-Team und die neuen Mitglieder waren konfrontiert mit einer steigenden Anzahl parallel laufender Projekte, einer Flut von E-Mails und immer mehr Chats in MS Teams. Mitzuhalten, Up-to-Date zu bleiben, seine Aufgaben im Blick zu behalten und strukturiert zu bleiben wurde verständlicherweise zur Herausforderung. 

Eine meiner Aufgaben wurde daher, meine Expertise im Projektmanagement einzubringen und das Team bei der Optimierung ihrer Prozesse zu unterstützen. 

Eine ganzheitliche Analyse der Herausforderungen 

Im ersten Schritt ging es zunächst darum, die Situation und Herausforderungen zu analysieren sowie Ziele für die zukünftige Zusammenarbeit und Prozesse zu definieren. Besonders wichtig war es mir, alle Beteiligten in diesen Teil einzubinden, um tiefere Einblicke in den gesamten Prozess zu erhalten, herauszufinden an welchen Stellen es zu Schwierigkeiten kommt sowie individuelle Arbeitsweisen und Bedürfnisse des Teams zu erfahren. 

Ein maßgeschneidertes Projektmanagement-Tool und gezielte Prozessverbesserungen 

Basierend auf der Analyse und der definierten Ziele konnte ich die Anforderungen an das Projektmanagement-Tool definieren. Diese umfassten unter anderem eine transparente und klare Übersicht über alle Projekte, Kategorisierung von Projekten und Aufgaben, einfaches Aufgaben- und Ressourcenmanagement, klare Terminplanung, Zusammenarbeit mit Externen, komplette Kommunikation sowie Abstimmungs- und Freigabeprozesse. 

Die hausinterne IT-Abteilung wurde bereits bei der Auswahl des Tools mit einbezogen. Durch die enge Zusammenarbeit von Anfang an war schließlich auch eine reibungslose Integration des ausgewählten Tools in die bestehende Infrastruktur möglich. 

Prozessveränderung durch Kontinuität 

Die eigentliche Veränderung bestand jedoch nicht nur in der Auswahl des neuen Tools, sondern in der Einführung und tatsächlichen Nutzung. Hier war ebenfalls die Zusammenarbeit mit allen Beteiligten extrem wichtig, um alle beim Veränderungsprozess mitzunehmen und den größtmöglichen Nutzen für alle Beteiligten herauszuholen. In regelmäßig stattfindenden Treffen, konnten sich alle über das neue Tool, erste Schritte, Herausforderungen, Erfolge und Ideen austauschen.   

Der Erfolg: Klarheit, Struktur, Effizienz 

Die Ergebnisse dieser gemeinsamen Anstrengungen sind sehr zufriedenstellend und zukunftsweisend: 

Das Projektmanagement-Tool und die optimierten Prozesse reduzieren den Abstimmungsaufwand erheblich. Teammitglieder wissen nun immer, welche Aufgaben anstehen und wie sie sich in den Gesamtkontext einfügen. 

Die Flut von E-Mails und Chats wurde deutlich reduziert, da die relevanten Informationen nun zentral im Projektmanagement-Tool verfügbar sind. Die Kommunikation konzentriert sich auf das Wesentliche. 

Das Team bewältigt die steigende Anzahl an Projekten souverän. Klare Strukturen und Ressourcenzuweisungen ermöglichen den Überblick zu behalten und Engpässe frühzeitig zu erkennen. 

Die verbesserte Organisation und der reibungslose Ablauf steigern die Motivation und das Selbstvertrauen der Teammitglieder. Sie können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren und ihre Fähigkeiten effektiver einbringen. 

Und last but not least: Die implementierten Lösungen legen auch den Grundstein für die Zukunft des Teams und ist so weiteren Veränderungen gewappnet. 

Mein Fazit

Es war eine inspirierende Reise, das Team bei dieser Transformation zu begleiten. Und es zeigte mir wieder einmal, wie die richtige Kombination aus maßgeschneiderten Tools und gezielten Prozessverbesserungen ein Team in die Lage versetzen kann, auch in einer herausfordernden Umgebung effizient und erfolgreich zu agieren. 


Habe ich Sie neugierig gemacht? Stehen Sie in Ihrem Unternehmen vor ähnlichen Herausforderungen? Kontaktieren Sie mich ganz unverbindlich. Ich helfe Ihnen gerne.