Du möchtest Projekte, Kampagnen, Events, Ideen erfolgreich entwickeln und sicherstellen, dass sie reibungslos ablaufen? Dann ist ein solides Verständnis für Projektmanagement unerlässlich.

Aber was genau umfasst Projektmanagement und wie geht man ein Projekt an?

Dazu bedarf es erstmal ein bisschen Theorie und die Antwort auf die Frage was Projektmanagement eigentlich ist. Wie wird es definiert und was sind die grundlegenden Aufgaben. Anschließend wird es dann praxisnaher. Einerseits durch die Beschreibung eines „normalen“ Arbeitstages eines Projektmanagers und des Weiteren durch die Vorstellung typischer Projekte im Marketing, bei denen mit Projektmanagement die Effizienz einfach gesteigert werden kann. 

Was ist Projektmanagement? 

Beginnen wir zunächst mit einer kurzen Einführung in die Theorie und einem Grundverständnis für die Tätigkeit und Aufgabe: Projektmanagement ist zunächst einmal eine systematische Methode zur Planung, Durchführung und Steuerung von Projekten, um definierte Ziele und Ergebnisse zu erreichen. Es ist ein strukturierter Ansatz, der sicherstellt, dass vorhandene Ressourcen effizient genutzt werden und dass das Projekt seine Ziele innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens und Budgets erreicht. Dabei ist es wichtig und hilfreich, dass die zuvor genannten Rahmenbedingungen – Ziel, Ergebnis, Zeitrahmen, Ressourcen und Budget – vorab definiert werden, um das Projekt entsprechend planen und strukturieren zu können. 

Die Grundprinzipien des Projektmanagements 

Was so einfach in der Definition klingen mag, umfasst jedoch ein umfangreiches Portfolio an Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Für ein erfolgreiches Projektmanagement, sind einige Grundprinzipien von entscheidender Bedeutung. 

Klare Definition des Ziels 

Zu Beginn eines jeden Projektes ist es wichtig und entscheidend für den Erfolg, das Projektziel und seinen Umfang klar zu definieren. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis darüber haben, was erreicht werden soll. Auf der Basis dieser Information kann der Projektplan erstellt werden, der die Aufgaben, Meilensteine, Zeitpläne und Ressourcenzuweisungen enthält. Je nach Anforderung und Ziel kann dieser mehr oder weniger detailliert und umfangreich aussehen. 

Kommunikation und Teamarbeit 

Im Projektmanagement sollte man sich klar darüber sein, dass Projekte in den seltensten Fällen einem geregelten Alltag folgen und linear verlaufen. Ein erfolgreicher Verlauf ist von vielen Variablen abhängig. Veränderungen im Ablauf gehören daher dazu. Wird zum Beispiel ein Team-Mitglied krank und kann die ihm zugewiesenen Aufgaben nicht mehr wie geplant erledigen, verändert sich entweder der Zeitplan oder die Ressourcenverteilung. Eine regelmäßige und effiziente Kommunikation mit allen Beteiligten – Team und Stakeholder – ist daher das A und O. So können Fragen geklärt, Missverständnisse vermieden, Fehler unmittelbar kommuniziert und korrigiert werden und somit Prozesse reibungslos verlaufen. Projektmanager haben daher auch stets ein Auge auf das Team, koordinieren ihre Arbeit, kommunizieren, halten sie zusammen und motivieren um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen. 

Den Überblick behalten und bereit sein für Anpassungen  

Während sich die Team-Mitglieder auf ihre Arbeit und Kernkompetenzen konzentrieren, behalten Projektmanager den Überblick über das gesamte Projekt. Das heißt sie kontrollieren den Projektfortschritt, die Timings, das Budget. Den Überblick über die Qualität der Arbeit zu behalten gehört ebenfalls dazu.  und gegebenenfalls zu prüfen, ob sie dem gewünschten Ergebnis entspricht, gehört ebenfalls dazu. Genauso wie mögliche Risiken zu identifizieren und Pläne zur Risikominimierung zu erstellen. 

Je größer das Projekt ist, desto höher ist der Umfang an Aufgaben und meist auch Stakeholder involviert. Umso wahrscheinlicher ist es auch, dass sich Veränderungen an verschiedensten Stellen ergeben. Diese müssen rechtzeitig identifiziert und kommuniziert werden, sowie alternative Lösungswege vorgeschlagen werden. 

Damit ein Projekt erfolgreich, im gewünschten Zeitrahmen und Budget ins Ziel laufen kann, ist die reibungslose Zusammenarbeit vieler Beteiligte erforderlich. Aber auch, wenn alle ihr Bestes geben kommt manchmal einfach das Leben dazwischen, Menschlichkeit, äußere Umstände, die den Plan durchkreuzen. Ein gutes Projektmanagement bedeutet daher sicher im gesamten Projektverlauf zu sein – in der Planung, während der Durchführung, Begleitung und Steuerung sowie bei Anpassungen.  

Verschiedene Methoden im Projektmanagement 

Wie ein Projekt geplant und gesteuert wird, kann auf unterschiedliche Arten / Methoden durchgeführt werden. Welche davon angewendet wird, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab: 

• Ziel und Anforderungen des Projektes 
• Projektkomplexität 
• Budget und Zeitrahmen 
• Art des Projektes bzw. Aufgaben-Bereich (IT, Bauen, Marketing, Event, etc.) 
• Organisationsstruktur 
• Arbeitsweise des Projekt-Teams oder der Geschäftsführung 

Die gängigsten Methoden sind die folgenden: 

Wasserfallmethode 

Die Wasserfallmethode ist ein sequenzieller Ansatz, bei dem das Projekt in aufeinanderfolgenden Phasen abgeschlossen wird, wobei jede Phase auf die vorherige aufbaut. Jede Phase hat klare Meilensteine und Ziele, und die Arbeit in einer Phase beginnt erst, nachdem die vorherige Phase abgeschlossen ist. Die Wasserfallmethode eignet sich gut für Projekte mit stabilen Anforderungen und klaren Spezifikationen, bei denen Änderungen während des Projekts wenig wahrscheinlich sind. 

Agile Methode 

Agile Methoden sind iterativ und inkrementell. Sie betonen die Zusammenarbeit, Flexibilität und die Lieferung von kleinen, funktionsfähigen Teilen des Projekts in kurzen Intervallen (Sprints). Scrum, Kanban und Extreme Programming (XP) sind Beispiele für agile Frameworks. Agile Methoden sind gut geeignet für Projekte mit sich ändernden Anforderungen und bei denen Kunden- oder Stakeholder-Feedback während des Projekts wichtig ist. 

PRINCE2 

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) ist eine prozessorientierte Methode für Projektmanagement und bietet klare Richtlinien und Schritte für die Durchführung eines Projekts. Es betont die Phasenstruktur, klare Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Notwendigkeit, das Projekt in kontrollierten Umgebungen zu managen. PRINCE2 wird oft in Großprojekten und in Organisationen mit komplexen Strukturen und strengen Governance-Anforderungen eingesetzt. 

Lean Projektmanagement 

Lean-Prinzipien zielen darauf ab, Verschwendung zu minimieren und Effizienz zu maximieren. Dieser Ansatz konzentriert sich auf die Bereitstellung von Wert für den Kunden und betont die Identifizierung und Beseitigung von Verschwendung in Prozessen. Lean kann in verschiedenen Projektmanagementmethoden integriert werden, um die Effizienz zu steigern. 

Hybrides Projektmanagement 

In vielen Projekten werden heute hybride Ansätze verwendet, die Elemente verschiedener Methoden kombinieren, um den spezifischen Anforderungen gerecht zu werden. Zum Beispiel kann ein Projekt sowohl agile als auch Wasserfall-Elemente enthalten, je nachdem, welche Teile des Projekts flexibel sein müssen und welche nicht. 

Der Arbeitsalltag eines Projektmanagers 

Kommen wir nun von der Theorie in die Praxis und betrachten den Arbeitsalltag eines Projektmanagers. Dieser variiert natürlich je nach Branche, Organisation und Projekttyp. Dennoch gibt es einige gemeinsame Aufgaben und Aktivitäten, die in vielen Projektmanagement-Rollen vorkommen. 

Ein Großteil der Arbeit eines Projektmanagers besteht darin, den Projektplan zu erstellen oder zu aktualisieren. Dies umfasst die Definition von Projektzielen, die Festlegung von Meilensteinen, die Aufteilung des Projekts in Aufgaben und die Zuweisung von Ressourcen. Darüber hinaus arbeiten Projektmanager eng mit den Teammitgliedern zusammen, um sicherzustellen, dass sie ihre Aufgaben verstehen und die erforderlichen Ressourcen haben. Dies kann unter anderem auch die Rekrutierung und Führung von Projektteams umfassen. 

Wie oben bereits erwähnt, ist Kommunikation im Allgemeinen entscheidend. Nicht nur mit Teammitgliedern, sondern auch Stakeholder und anderen relevanten Parteien im Prozess „mitzunehmen“ ist wichtig. Dies kann beispielsweise in Form von Meetings, Berichten, E-Mails oder Präsentationen erfolgen. 

Meetings sind ein wichtiger Bestandteil einer regelmäßigen Kommunikation. Sei es für das Team, Status-Betrachtungen, Reviews, Feedback oder Besprechungen mit Stakeholdern. Wichtig ist, dass jede Besprechung gut vorbereitet ist, eine klare Agenda und einen festgelegten Zeitrahmen hat. Je nach den Themen, die besprochen werden, ist es sinnvoll, Besprechungen zu dokumentieren und eine Rückverfolgbarkeit zu ermöglichen. Vor allem, wenn es um Änderungen im Projekt geht, Budget, Risikomanagement, Ressourcen oder Timings. 

Wie bereits erwähnt, sind wir alle Menschen, haben Emotionen, unterschiedliche Arbeitsweisen, Interessen und reagieren unterschiedlich auf Team-Dynamiken oder Stress. Es ist daher nicht ungewöhnlich, dass es bei der Zusammenarbeit kriseln kann, Unzufriedenheit oder Konflikte entstehen. Einen Projektmanager als externe Person kann Konfliktsituationen versuchen zu lösen oder Lösungsansätze beisteuern. Je früher, desto besser, bevor sich Unstimmigkeiten verfestigen. 

Zusammenfassend kann man also sagen, es wird nicht langweilig oder eintönig. Der Arbeitsalltag eines Projektmanagers erfordert eine ausgeprägte organisatorische Fähigkeit, Zeitmanagement, Kommunikationskompetenz und die Fähigkeit, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. 

Marketing-Maßnahmen, die Projektmanagement erfordern 

Im Bereich Marketing gibt es eine Vielzahl von Projekten, die Projektmanagement erfordern, um erfolgreich umgesetzt zu werden. Hier sind einige typische Projekte im Marketing, die eine strukturierte Projektmanagement-Ansatz erfordern: 

Produkteinführung 

Die Einführung eines neuen Produkts oder einer Dienstleistung erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination von Marketingaktivitäten. Dies kann die Entwicklung von Marketingstrategien, Werbekampagnen, Vertriebsmaterialien und die Schulung des Vertriebspersonals umfassen. 

Marktforschung 

Die Durchführung von Marktforschungsprojekten, um Kundenbedürfnisse zu verstehen, Wettbewerbsanalysen durchzuführen oder Marktsegmente zu identifizieren, erfordert Projektmanagement, um Forschungsziele festzulegen, Methoden auszuwählen und Ergebnisse zu analysieren. 

Werbe- und Kommunikationskampagnen 

Die Entwicklung und Umsetzung von Werbe- und Kommunikationskampagnen erfordert die Koordination von verschiedenen Aufgaben, wie die Erstellung von Werbematerialien, die Auswahl von Medienkanälen, die Budgetplanung und die Erfolgsmessung. 

Online-Marketingprojekte 

Dies umfasst zum Beispiel Projekte in den Bereichen Suchmaschinenoptimierung (SEO), Suchmaschinenmarketing (SEM), Social-Media-Marketing und Content-Marketing. Aber auch die Erstellung von Inhalten, die Verwaltung von Social-Media-Konten oder die Optimierung von Websites. 

Eventmanagement 

Die Planung und Durchführung von Veranstaltungen wie Messen, Konferenzen, Produktpräsentationen oder Sponsorship-Aktivitäten erfordert eine umfangreiche Koordination vieler Bereiche, wie zum Beispiel Logistik, Personal, Marketingmaßnahmen und Budgets. 

Branding 

Die Entwicklung und Pflege einer Marke erfordert langfristige strategische Planung und Projekte zur Schaffung von Markenidentität, -bewusstsein und -loyalität. 

E-Mail-Marketingkampagnen 

Die Planung, Erstellung und Umsetzung von E-Mail-Marketingkampagnen erfordert das Projektmanagement von Aufgaben wie Listensegmentierung, Inhaltserstellung, Testen und Analyse der Kampagnenleistung. 

Positionierungsstrategien

Die Entwicklung einer klaren Positionierung für ein Produkt oder eine Dienstleistung erfordert die Analyse des Wettbewerbs, die Identifizierung von Alleinstellungsmerkmalen und die Entwicklung einer Strategie zur Kommunikation dieser Positionierung. 

Digitale Marketingstrategien 

Die Entwicklung einer umfassenden digitalen Marketingstrategie, die verschiedene Online-Kanäle wie Website, soziale Medien, E-Mail und digitale Werbung nutzt, erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination. 

Kundenbindungsprogramme 

Die Entwicklung von Kundenbindungsprogrammen, einschließlich Bonusprogrammen, Treueprämien oder CRM-Initiativen, erfordert die Implementierung von Systemen und die Überwachung der Kundeninteraktionen. 

Fazit

Projektmanagement spielt auch im Marketing eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung, dass Ziele erreicht, Budgets eingehalten, Ressourcen effizient genutzt werden und die Qualität der Ergebnisse stimmt. Es ist mehr als nur eine Fähigkeit - es ist der Schlüssel zu effektiver Planung, Organisation und der erfolgreichen Umsetzung von Projekten. 

Marketingprojekte effektiv zu planen, zu organisieren und zu steuern, ist entscheidend, um den Erfolg von Marketingmaßnahmen sicherzustellen und somit auch den Return on Investment (ROI) zu maximieren. 

Möchten Sie mehr über die Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten von Projektmanagement wissen? Oder möchten Sie Unterstützung bei der Implementierung in Ihrem Team? Kontaktieren Sie mich gerne.