In der heutigen arbeitsintensiven und dynamischen Geschäftswelt ist effektive Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung. Obwohl kleine Teams möglicherweise denken, dass sie ohne formelle Strukturen auskommen können, zeigen sowohl die positiven Auswirkungen einer guten Zusammenarbeit als auch die negativen Konsequenzen schlechter Koordination, dass selbst in kleinen Teams die Verwendung eines Projektmanagement-Tools eine kluge Entscheidung sein kann.

Auch, wenn wir uns gut organisiert fühlen, indem wir regelmäßig unseren Email-Account prüfen, Dateien thematisch in gemeinsame Ordner ablegen und stets erreichbar sind via Teams, erfordert diese Arbeitsweise in der Regel ein hohes Maß an Abstimmung und Kommunikation untereinander. 

Auswirkungen einer schlecht strukturierten Zusammenarbeit 

Was passiert, wenn Teams nicht gut zusammen arbeiten? Im Allgemeinen kann man sagen, dass durch eine ineffiziente Zusammenarbeit die Produktivität von Teams nicht ausgeschöpft wird. Es führt eher zu unerwünschten Verzögerungen bei der Fertigstellung von Aufgaben und wirkt sich auch direkt auf den Erfolg von Projekten und Zielen aus. 

Ausgangspunkt ist in der Regel eine fehlende oder schlechte Struktur im Team, die wiederum zu einer mangelnden Kommunikation führt. Aufgaben und Zuständigkeiten sind nicht klar, Timings fehlen. Informationen werden nicht an alle weitergegeben, sind nicht auffindbar (da im Email Postfach von Kollege A) oder werden fehlerhaft weitergegeben (das stille Post Prinzip). Dies führt nicht zu guten Arbeitsergebnissen, sondern zu Missverständnissen, Unklarheiten und Fehlern. 

Solche Situationen können weitere Auswirkungen haben, zu Frust einzelner Personen führen, des ganzen Teams oder sogar zu Konflikten innerhalb des Teams. Uneinigkeiten und Spannungen sind Gift und extrem belastend für die Team-Atmosphäre. 

Die Spirale geht aber noch weiter. Ohne eine gute Arbeitsatmosphäre und kooperative Umgebung wird es schwierig sich zu motivieren oder sogar kreativ zu arbeiten. Die gewünschten Arbeitsergebnisse bleiben aus. 

Die Vorteile eines Projektmanagement-Tools 

Wo Zusammenarbeit ein Schlüssel zur erfolgreichen Projektumsetzung ist, kann die Investition in ein Projektmanagement-Tool auch für kleine Teams von unschätzbarem Wert sein. Es bietet eine zentrale Anlaufstelle für Organisation und Struktur. Aufgaben können klar beschrieben, einer Person zugeordnet und mit einer Deadline versehen werden. Dies schafft Klarheit über Ziele und Arbeitsabläufe. 

Die Möglichkeiten sind vielseitig, und selbst, wenn man als Team „nur“ die grundlegenden Aufgaben über das Tool organisiert, sind die Vorteile bereits immens.

Dadurch, dass alles im Projektmanagement Tool organisiert und besprochen wird, haben alle Team-Mitglieder und Projekt-Involvierte Zugang zu allen Informationen und sind auf dem gleichen Wissens-Stand. Wenn jemand in den Urlaub fährt, bleibt keine Information im jeweiligen Email-Postfach oder persönlichen Ordner ungesehen ("Der Kunde hatte uns die Unterlagen bereits geschickt.").

Es ermöglicht zudem eine nahtlose Kommunikation zwischen Teammitgliedern. Kommentare, Notizen und Updates können Aufgabenspezifisch ganz einfach ausgetauscht werden. Das vereinfacht die Zusammenarbeit und vermeidet Missverständnisse ("Ach so, ich dachte du meinst die andere Datei..."). 

Durch die Planung von Aufgaben und Terminen in einem Tool wird der Umfang eines Projektes oder einer Aufgabe klar und übersichtlich dargestellt, kann strukturiert werden und ist für alle transparent einsehbar. Aufgaben können leichter zugewiesen, priorisiert und terminiert werden. Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten sind somit klar definiert. Durch das optimierte Zeit- und Ressourcenmanagement werden Aufgaben so organisiert, dass sie zu schaffen sind. Überforderung, Frust, Missverständnisse, Konflikte, Verzögerungen und Engpässe werden vermieden und die Effizienz gesteigert. 

Projektmanagement-Tools bieten zudem Echtzeit-Dashboards, die den Projektstatus visualisieren. Dies schafft Transparenz für Teammitglieder und Stakeholder - zu jeder Zeit.  

Und gerade, wenn viele Projekte (große oder kleine) parallel laufen, behält man hervorragend den Überblick und kann gegebenenfalls Anpassungen im Aufgaben-, Zeit- und Ressourcenmanagement vornehmen. 

Dies sind nur ein paar grundlegende Vorteile von Projektmanagement Tools, die aber bereits einen enormen positiven Effekt auf die Zusammenarbeit innerhalb von Teams, ihre Arbeitsergebnisse und Motivation haben. 

Möchten Sie mehr über die zahlreichen Möglichkeiten von Projektmanagement Tools wissen? Oder möchten Sie Unterstützung bei der Implementierung in Ihrem Team? Kontaktieren Sie mich gerne.